La digitalización es imparable, y aunque este proceso ha provocado que muchos servicios y productos se hayan pasado al formato digital, todavía hay algunos soportes analógicos que siguen siendo bastante utilizados como es el caso del papel. El número secreto de la tarjeta cuando nos abrimos una cuenta, un contrato con una empresa o incluso una factura de la luz son aquellos documentos que contienen información confidencial y que se siguen entregando físicamente.
Aunque la información y prevención en materia de seguridad en los últimos años ha estado enfocada en el área digital, descuidar aquella información que se encuentra impresa también puede suponer un riesgo. "Dicha documentación sigue siendo un soporte muy utilizado que, al igual que la información digital, puede contener datos sensibles o confidenciales que debemos proteger", explican desde el blog de Bankinter.
Tanto en el ámbito laboral como en el privado tratamos día a día con documentación impresa con datos que deben protegerse como un curriculum, cartas con información de contacto o información sobre proyectos de empresas, datos financieros o económicos, entre otros. Por ello, el blog de Bankinter establece 7 consejos y medidas de seguridad para proteger la documentación en papel:
1. No exponer información delicada a terceros: leer documentación sensible en un sitio público como un tren o una cafetería puede exponer la información a otras personas. Por tanto, se deberán proteger estos documentos confidenciales en el coche, al ir en avión o en cualquier otro lugar en los que puedan estar en riesgo.
2. No tirar a la papelera documentación con datos personales, ni siquiera una carta que no se abre y se tira directamente.
3. Recoger toda la documentación al acabar la jornada laboral, evitando dejar encima de la mesa aquellos documentos con información confidencial sobre el trabajo o cualquiera que pueda ser delicada.
4. Recoger toda la documentación que se imprima y es quela fotocopiadora es un punto de alto riesgo, ya que la documentación que no se controle podrá estar al alcance de cualquiera. Por ello, desde la entidad financiera explican que "es recomendable tener un código para imprimir solo en el momento que estás delante".
5. Almacenar la información de manera segura, ya sea en cajones, armarios o incluso despachos con llave cuando ya no se necesite.
6. Eliminar de manera segura la documentación que ya no sirva a través de estructuras de papel o contenedores especiales. En el caso de no contar con estas herramientas, se podrán cortar con unas tijeras o con algo que imposibilite su legibilidad. Asimismo, también se deberán destruir las pegatinas de los paquetes de envíos, dado que en estas suelen aparecer los datos personales de contacto, y además tampoco se deberán dejar en la calle a la vista de cualquiera.
7. Guardar la documentación entre cliente y cliente. Si se trabaja recibiendo a clientes, se debe recoger toda la documentación antes de recibir al siguiente para así evitar exponer la información. [La Razón-Andrea Garrote]
